ใบลดหนี้ ออกเมื่อใด ยื่นภาษีอย่างไร บันทึกบัญชีอย่างไร
ใบลดหนี้คืออะไร?
ใบลดหนี้ (ภาษาอังกฤษ เรียกว่า Credit Note หรือ CN) เกิดจากการที่ ผู้ขายได้ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว แต่ต่อมามีเหตุการณ์ให้ราคาของสินค้า/บริการลดลง เช่น สินค้า/บริการชำรุดบกพร่อง ขาดจำนวน ทำให้ผู้ขายตกลงลดราคาให้ผู้ซื้อ
เมื่อผู้ขายลดราคาให้ แปลว่าผู้ซื้อเป็นหนี้น้อยลง ผู้ขายจึงออก “ใบลดหนี้” ให้ผู้ซื้อนั่นเอง
เงื่อนไขกรมสรรพากรในการออกใบลดหนี้
ใบลดหนี้จะถือเป็นใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/10 ได้ จะต้องเข้าเงื่อนไขดังต่อไปนี้
- ผู้ออกใบลดหนี้ (ผู้ขาย) เป็นผู้จดทะเบียน VAT
- เคยมีการออกใบกำกับภาษีไปแล้ว
- ภายหลังได้ออกใบกำกับภาษีแล้วได้มีเหตุการณ์อย่างหนึ่งอย่างใดที่เป็นสาเหตุในการออกใบลดหนี้ด้านล่างนี้เกิดขึ้น เป็นเหตุให้ภาษีขายลดลงไม่ว่าทั้งหมดหรือบางส่วน
สาเหตุในการออกใบลดหนี้
การออกใบลดหนี้ ทำให้ภาษีขายลดลง แต่ไม่ใช่ว่าอยู่ๆจะออกใบลดหนี้ได้ การออกใบลดหนี้ที่กรมสรรพากรอนุญาตจะต้องเกิดจากสาเหตุดังนี้
(ก) มีการลดราคาสินค้าที่ขายเนื่องจาก
- สินค้าผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน
- สินค้าชำรุดเสียหาย หรือขาดจำนวน
- คำนวณราคาสินค้าผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริงหรือ
- เนื่องจากเหตุอื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด
(ข) มีการลดราคาค่าบริการเนื่องจาก
- ให้บริการผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน
- บริการขาดจำนวน
- คำนวณราคาค่าบริการผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง หรือ
- เนื่องจากเหตุอื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด
(ค) ได้รับสินค้าที่ขายกลับคืนมาเนื่องจาก
- สินค้าชำรุดบกพร่อง
- ไม่ตรงตามตัวอย่าง
- ไม่ตรงตามคำพรรณนา หรือ
- เนื่องจากเหตุอื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด
(ง) ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ต้องจ่ายเงินชดเชยหรือเงินอื่นในลักษณะทำนองเดียวกันให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการตามข้อผูกพันในกฎหมาย
(จ) ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้มีการจ่ายคืนเงินจ่ายล่วงหน้าเงินประกัน เงินมัดจำ เงินจอง หรือเงินอื่นที่เรียกเก็บในลักษณะทำนองเดียวกันให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการตามข้อตกลงทางการค้า
(ฉ) มีการคืนสินค้าหรือแลกเปลี่ยนสินค้าตามข้อตกลงทางการค้าระหว่างผู้ประกอบการจดทะเบียนด้วยกัน
(ช) มีการคืนสินค้าหรือแลกเปลี่ยนสินค้าตามข้อตกลงทางการค้าระหว่างผู้ประกอบการจดทะเบียนและผู้ซื้อสินค้า ทั้งนี้ เฉพาะที่กระทำภายในเวลาอันสมควร
(ซ) มีการบอกเลิกสัญญาบริการเนื่องจาก
- การให้บริการบกพร่องหรือ
- ให้บริการผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน
(ฌ) มีการบอกเลิกสัญญาบริการเนื่องจากไม่มีการให้บริการตามสัญญา
ใบลดหนี้ที่ถูกต้องตามกรมสรรพากร
สรรพากรได้กำหนดรายละเอียดที่ต้องมีในใบลดหนี้ไว้ โดยใบลดหนี้ต้องมีรายการ ดังต่อไปนี้
- คำว่า “ใบลดหนี้” ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขที่ประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบลดหนี้ และในกรณีที่ตัวแทนเป็นผู้ออกใบลดหนี้ในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียน ให้ระบุชื่อ ที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของตัวแทนนั้นด้วย
- ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้
- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิมรวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่ม(ถ้ามี) มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าวมูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสอง และจำนวนภาษีที่ใช้คืนสำหรับส่วนต่างนั้น
- คำอธิบายสั้น ๆ ถึงสาเหตุในการออกใบลดหนี้
ตัวอย่างแบบฟอร์มใบลดหนี้
ใบลดหนี้ ต้องออกเมื่อใด? ยื่นภาษีอย่างไร?
ฝั่งผู้ขายต้องออกใบลดหนี้ และนำไปยื่นภาษีภายในระยะเวลาดังนี้
- ผู้ขายต้องออกใบลดหนี้ และนำยอดVAT ในใบลดหนี้ไปหักยอดภาษีขาย ในเดือนที่เกิดเหตุการณ์อันเป็นสาเหตุให้ออกใบลดหนี้
- แต่หากมีเหตุจำเป็นไม่สามารถออกใบลดหนี้ในเดือนนั้นได้ ก็ให้ออกใบลดหนี้และลดภาษีขาย ในเดือนถัดจากเดือนที่มีเหตุการณ์เกิดขึ้น
- สามารถออกใบลดหนี้ 1 ฉบับ โดยอ้างถึงใบกำกับภาษีเดิมมากกว่า 1 ฉบับได้
ฝั่งผู้ซื้อต้องออกใบลดหนี้ และนำไปยื่นภาษีภายในระยะเวลาดังนี้
- ผู้ซื้อต้องใช้ใบลดหนี้ภายใน “เดือนที่ได้รับ” เท่านั้น ไม่สามารถใช้ข้ามเดือนได้
- กล่าวคือ ผู้ซื้อจะต้องนำยอด VAT ในใบลดหนี้ไปหักออกจากภาษีซื้อของตนใน “เดือนที่ได้รับ” ใบลดหนี้เท่านั้น
ใบลดหนี้ใช้ได้กี่เดือน? ใบลดหนี้ใช้ข้ามเดือนได้หรือไม่?
ผู้ซื้อสามารถนำใบลดหนี้มาใช้ลดภาษีซื้อได้เพียงแค่ภายในเดือนที่ได้รับใบลดหนี้เท่านั้น ไม่สามารถใช้ใบลดหนี้ข้ามเดือนได้
ระวัง! ไม่เหมือนกับภาษีซื้อจากใบกำกับภาษีปกติ ที่สามารถนำไปใช้ได้ไม่เกิน 6 เดือนนับจากเดือนที่ระบุในใบกำกับภาษี
ใบลดหนี้ บันทึกบัญชีอย่างไร?
ฝั่งผู้ขายบันทึกบัญชีใบลดหนี้ ดังนี้
การบันทึกบัญชีตั้งหนี้
Dr. ลูกหนี้การค้า
Cr. รายได้
Cr. ภาษีขายยังไม่ถึงกำหนด
การบันทึกบัญชีลดหนี้
Dr. รายได้
Dr. ภาษีขายยังไม่ถึงกำหนด
Cr. ลูกหนี้การค้า
ฝั่งผู้ซื้อบันทึกบัญชีใบลดหนี้ ดังนี้
การบันทึกบัญชีตั้งหนี้
Dr. ซื้อหรือสินค้าคงเหลือ / ค่าใช้จ่าย
Dr. ภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนด
Cr. เจ้าหนี้การค้า
การบันทึกบัญชีลดหนี้
Dr. เจ้าหนี้การค้า
Cr. ซื้อหรือสินค้าคงเหลือ / ค่าใช้จ่าย
Cr. ภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนด
ใบลดหนี้หาย...ต้องทำอย่างไร?
การออกใบแทนใบลดหนี้
หากใบลดหนี้ สูญหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ ผู้ซื้อสามารถร้องขอให้ผู้ขายออกใบแทนใบลดหนี้ให้ได้
โดยผู้ขายสามารถออกใบแทนใบลดหนี้ได้โดยถ่ายสำเนาใบลดหนี้ และบันทึกรายการดังนี้ ลงในภาพถ่ายหรือด้านหลังของภาพถ่าย และด้านหลังสำเนาใบลดหนี้ ให้บันทึกรายการ
- ใบแทนออกให้ครั้งที่
- วัน เดือน ปีที่ออกใบแทน
- คำอธิบายย่อ ๆ สาเหตุการออกใบแทน
- ลงลายชื่อของผู้ออกใบแทน
และผู้ขายต้องบันทึกรายการการออกใบแทนในรายงานภาษีขาย ในเดือนที่มีการออกใบแทน โดยระบุชื่อผู้ซื้อ เลขที่/เล่มที่ วันที่ของใบลดหนี้ที่ได้มีการออกใบแทน
Accounting Center เว็บไซต์รวมสำนักงานบัญชี ผู้สอบบัญชี เพื่อให้ผู้ประกอบการค้นหานักบัญชีได้ง่ายๆ
-----
ที่มาข้อมูล: กรมสรรพากร
